採用サイトのためのアンケートの作り方｜役員と社員に分けて聞く、質問項目の考え方

役員向けと社員向けのアンケートは分けてつくります。 役員には会社としての方向を、社員には自分が経験したことを聞くので、知りたいことが違うからです。

• 役員アンケートでは事業の方向性、大切にする価値観、求める人材、組織の課題を聞き、会社が目指す方向と働きたい人を整理する

• 社員アンケートでは入社の決め手、選考中の不安、入社後のギャップ、実際の仕事や働き方を聞き、求職者の判断材料になる経験を集める

集めたら両方を照らし合わせ、共通する点とずれを拾います。たとえば役員が「挑戦を大切にする」と答えたら、それが現場でどんな経験になっているかを社員の回答で確かめます。役員の理想だけでも社員の実感だけでも、会社の姿は偏って伝わります。ずれが見えたところを、インタビューで詳しく聞くテーマにします。

たとえば次の4つのテーマで役員アンケートを組み立てます。

1. 事業と仕事の独自性では、誰のどんな課題を解消する事業か、働くうえでの魅力、競合する企業を聞く

2. 判断の基準と行動では、意思決定と合意のつくり方、推奨する行動と避けてほしい行動を聞く

3. 採用とミスマッチでは、直近の採用で評価した経験、合否の基準、退職の理由を聞く

4. 伝えたい像と避けたい誤解では、どんな会社だと思ってほしいか、入社前に伝えるべき仕事の難しさを聞く

例として、この4つのテーマで17問を用意し、辞退の理由は人事の方の入力欄で補う形があります。事業の独自性は求職者が他社と比べるときの材料になり、避けてほしい行動からはどんな人と働きたいのかが具体的になります。合否の基準と退職の理由を並べると、採用ミスマッチがどこで起きているのかを考える手がかりになります。

役員の方の協力を得るには時間がかかり、1か月から1か月半ほどかかることもあります。依頼は早めに出し、先にできる作業は先に進めます。記述が難しい方には、代わりにインタビューで伺います。採用は経営と結びついているので、できるだけ関わっていただきます。

社員アンケートは匿名で集め、個人の評価には使いません。入社後のギャップや選考中の不安のような厳しい声は、誰が書いたか分かると思うと書きにくくなるからです。始める前に、次の決まりをそろえておきます。

• 氏名を求めず、回答者を探すためにも使わない

• インタビューは別に依頼し、匿名の回答と連絡先を結びつけない

• 利用目的、閲覧する人、公開の扱いを先に伝える

• 少人数の属性の組み合わせはそのまま共有しない

職種と在籍年数を掛け合わせると、人数の少ない組み合わせでは回答者が分かってしまうためです。役員アンケートは担当の領域や役割を踏まえて読むので、匿名の社員アンケートとは扱いを分けます。

対象者は確かめたい問いの答えを経験として持っている人から選びます。 最近入社した社員には選考中に何を迷い、何が決め手になったかを、入社前の記憶が残っているうちに聞きます。入社後に気づいた違いも聞きます。

募集職種の現場社員には実際の仕事内容、任され方、難しさ、支援の受け方を聞きます。回答が一部の部署に偏るとその部署の働き方が会社全体の姿に見えてしまうので、職種・部署・在籍年数の偏りも確かめます。退職者や辞退者の声は在籍社員の回答だけでは分からないため、退職面談や辞退理由の記録などで別に確かめます。

採用アンケートの項目は「何を知り、何に使うか」から決めます。 アンケートは「取って終わり」になりがちです。回答をサイトのコンセプトまで落とし込むことを前提に、使い道を3つに分けて項目を逆算します。

• 傾向を知る質問では転職のきっかけ、比較した企業、応募時の魅力、最後の決め手を聞き、職種や在籍期間と掛け合わせてWhyとWhoの表を更新する

• 素材を集める質問では強み、成果を出す人の特徴、決め手になった出来事、会社らしい行動を聞き、社員記事や職種紹介に使う

• 対策の方針を決める質問では選考中の不安、期待とのギャップ、入社前に知りたかったことを聞き、情報の追加や選考の改善につなげる

3つに分けておくと、質問ごとに回答の読み方と行き先が決まります。どこにも当てはまらない質問は、外すか聞き方を変えます。使い道から決めれば、社員の回答時間も無駄にしません。

項目を減らそうとして質問をまとめすぎると、集計はできても次に使えないアンケートになることがあります。 似た質問でも、分けて聞くと判断できることが変わります。

• 最初に知ったきっかけと、実際に応募した経路は分けて聞く。知ってもらう接点と、応募につながる導線を分けて考えられる

• 応募時に魅力を感じた点は上位3つ、最後の決め手は1つで聞く。広く興味を持たれる理由と、最後に選ばれる理由を区別できる

• 裁量・成長・働き方などが期待を上回ったか下回ったかを聞く。隠れた強みと、入社前に説明や改善をすべきギャップが見つかる

属性の情報だけを集めるアンケートでは、コンテンツに活かせる回答が残りません。設問の数だけで判断せず、「この回答から何を判断し、何をつくれるか」で選びます。自由記述では「その判断につながった出来事・会話・情報」も聞きます。ここに書かれた出来事はインタビューで詳しく聞く場面の候補になります。

生成AIについても使ったかどうかだけでなく何の判断に使ったかまで聞きます。

• ChatGPTやGeminiなど、どのサービスを使ったか

• 企業研究・企業比較・書類作成・面接対策のどれに使ったか

• 会社についてどんな質問をし、回答のどこを公式サイトで確かめたか

会社選びと書類の添削を分けてとらえると、会社選びに使った人が何を知りたかったのかが見えてきます。その利用の実態から、採用サイトで補う情報を考えます。

集計では全体の順位だけでなく、誰がなぜそう答えたかを読みます。全体で1位の回答でも、特定の職種に偏っていれば、ほかの職種には当てはまらないかもしれないからです。

1. 職種・在籍年数別の人数を確かめて回答者の偏りを見る。少人数の割合だけで結論を出さない

2. 応募理由・不安・ギャップを別々に集計し、原文と照らす。自由記述はテーマごとに分けて、厳しい声も残す

3. 期待とのずれや具体的な経験から、詳しく聞きたい相手と質問を決める

複数回答の集計では分母を書き、何人のうちの割合かが分かるようにします。

事前調査でつくったWhyとWhoの表は仮説なので、アンケートの結果を戻して更新します。

• Whyの表では「専門性を活かしたい」という動機に、回答の人数と原文を結びつける。応募の理由と、実際の入社の決め手は分けて残す

• Whoの表では職種ごとに入社理由・不安・任され方の違いを書き足し、活きる経験と必要な支援を具体的にする

• 「裁量が大きい」の具体例のように、回答だけでは分からないことは次の質問と取材の候補にする

入社理由をタイプ別に整理したら、クチコミの退職理由と突き合わせ、見えた強みと課題をもとに「誰に向けたサイトか」を決めます。一次情報を根拠にコンセプトを決めるので、社内の合意も得やすくなります。 元の仮説、回答の根拠、直した点、残った疑問は同じ表に残し、残った疑問はインタビューに引き継ぎます。

続きは採用サイトの社員インタビューの聞き方で紹介します。