運用・内製化
情報発信を続けられる仕組みをつくりたい
会社の情報発信が続かない原因は、意欲よりも仕組みにあることが多いものです。何を誰に届けるのかを決め、書く人とネタ、書いてから公開するまでの流れを、社内の体制に合わせて整えます。そのうえで、社内の人が自分たちで記事を更新しやすいメディアをつくります。
こんなお悩みはありませんか
- 会社の情報発信が後手に回り、伝えたいことがあっても出せていない
- 記事を書けるのが一部の人だけで、その人が忙しいと更新が止まる
- 記事を書くたびに「何を書くか」から考えていて、ネタが続かない
- 発信を続けていても、問い合わせや採用につながっているのか分からない
- 書いた記事が社内の確認で止まり、下書きのまま何本も残っている
- メディアを始めたいと思っているが、何から決めればよいか分からない
まず知っておきたいこと
会社のことをもっと発信しようと始めたメディアやブログが、しばらくすると止まってしまうことはよくあります。最初の数本は勢いで書けても、本業が忙しくなると後回しになります。気づけば最後の記事の日付がずいぶん前のまま、という状態です。
続かない理由は、書く人の意欲よりも仕組みにあることが多いものです。誰に何を届けたいのかが決まっていないと、毎回テーマ選びから悩みます。書ける人が一人だけだと、その人が忙しい時期に更新が止まります。書いた記事を誰が確認し、いつ公開するのかが決まっていないと、下書きのまま残ります。
最初に発信の目的を決めておくことが大事です。採用につなげたいのか、サービスを知ってもらいたいのかで、書く内容も読んでほしい相手も変わります。目的が決まれば、記事が役に立っているかを判断する基準も持てます。
そのうえで、社内の体制に合った頻度と分担を決めます。社員や顧客への取材を材料にすれば、書く人が一人で考え込まずに済みます。更新しやすい場をつくり、公開までの流れを決めておくと、忙しい時期にも発信を続けやすくなります。
なぜ、この悩みが起きるのか
目的が定まっていない
何のために発信するのかが曖昧だと、書くテーマも読んでほしい相手も定まりません。その時々に思いついた話題を書くことになり、記事同士のつながりも生まれにくくなります。記事を公開しても役に立っているのかを判断できず、続ける理由を見失います。社内で「この発信は必要なのか」と聞かれたときに、説明できないことも増えます。
書ける人とネタが限られる
記事を書く役割が一部の人に集まると、その人が忙しくなった時期に更新が止まります。書く人が自分の知っている話題だけで考えていると、ネタもいずれ尽きてしまいます。書くことに慣れていない社員に頼んでも、何を書けばよいかが分からず、引き受けてもらえないこともあります。社内の仕事の工夫や、顧客から聞いた声を材料にする方法がないと、負担は減りません。
更新の仕組みがない
書いてから公開するまでの流れが決まっていないと、確認で止まりやすくなります。誰が内容を確認し、誰が公開作業をするのかが曖昧なまま、下書きが増えていきます。確認する人が忙しいと、内容が古くなってから公開されることもあります。サイトの更新に専門知識が必要な場合は、公開のたびに制作会社への依頼が必要になり、さらに時間がかかります。
頻度の目標が体制と合わない
始めるときに高い更新頻度を目標にすると、達成できなかったときに発信そのものをやめてしまいがちです。週に何本と決めたものの、予定どおりに書けない週が続くと、計画そのものが重荷になります。書く人の人数や業務の量に合わない計画は、担当者の負担を増やします。無理のない頻度から始めて、体制が整ってから増やすほうが続けやすくなります。
カロアの考え方
発信の目的を決める
最初に、誰に何を届け、読んだ人にどうなってほしいのかを一緒に考えます。採用、サービスの理解、取引先との信頼づくりなど、目的によって書く内容は変わります。読者として想定する人が、どんな場面で記事を読むのかも具体的に考えます。目的が決まったら、記事のテーマの候補と、発信が役に立っているかを判断する基準を整理します。社内で発信の意義を説明するときの材料にもなります。
続けられる体制にする
書く人、確認する人、公開する人を決め、社内の体制に合わせて無理のない更新頻度を設定します。記事ごとの担当と締め切りを決めておくと、誰かが忙しい時期にも別の人が進められます。一人に負担が集まらないように、社員や顧客への取材を材料にする方法も組み込みます。取材の進め方や質問の内容も一緒に考えるので、書くことに慣れていない人でも参加しやすくなります。
記事を載せる場を整える
記事を自分たちで更新しやすいメディアをつくります。今のサイトに記事のページを加える方法と、独立したメディアとしてつくる方法があり、目的と体制に合わせて選びます。取材記事や社員紹介など、載せたい記事の種類に合わせてページの形を決めます。記事の分類や一覧の見せ方も、記事が増えたときに探しやすいように設計します。Studioでつくる場合は、コードを書かずに記事の追加や画像の差し替えができます。
公開後の運用を見直す
公開した後は、最初に決めた基準をもとに、記事がどれだけ読まれているか、目的に近づいているかを一緒に確かめます。読まれている記事の傾向が分かれば、次に書くテーマを選ぶ手がかりになります。社内の声も聞きながら、続けにくい点があれば頻度や分担、テーマの決め方を見直します。取材や執筆を外部に任せたい場合は、その範囲もご相談いただけます。
おすすめの組み合わせ
状況に合わせて、必要なものだけを選んでご相談いただけます。
状況に合わせた進め方
小さく始めたい
今のサイトに記事のページをつくり、取材を中心に発信を始めます。まずは無理のない頻度で、社員や顧客の声を記事にしていきます。続けられる手応えをつかんでから、記事の種類や本数を増やすかどうかを考えます。初めてメディアに取り組む場合に向いています。
メディアとして育てたい
編集方針と体制を決めて、更新しやすいメディアをつくります。誰に向けて何を書くのか、どの順番でテーマを扱うのかを最初に整理します。記事が増えても探しやすいように、分類や一覧の見せ方も合わせて設計します。
書く負担を減らしたい
社員や顧客への取材を設計し、記事の材料を集める方法を整えます。質問の内容や進め方を決めておけば、書く人が毎回テーマを一から考えずに済みます。取材や執筆をcaroaに任せる範囲も、体制に合わせてご相談いただけます。
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よくある質問
記事の執筆もお願いできますか？
取材や執筆もご相談いただけます。社員や顧客への取材の設計から、記事の原稿づくりまでをお手伝いします。すべてを任せる形のほかに、取材だけを任せて執筆は社内で行うなど、体制に合わせて分担を決めることもできます。
どのくらいの頻度で更新すべきですか？
書く人の人数や業務の量に合わせて、無理なく続けられる頻度を決めます。最初から高い頻度を目標にすると、続かなかったときに発信が止まりやすくなります。続けられる頻度で始め、体制が整ってから増やすかどうかを考えるのがおすすめです。
今のサイトに記事のページを加えることはできますか？
新しくメディアを立ち上げずに、今のサイトの中に記事のページを加える方法も検討できます。どちらが合うかは、発信の目的や記事の量、今のサイトのつくりによって変わります。今のサイトを確認したうえで、進め方をご提案します。
発信の成果はどう判断すればよいですか？
最初に決めた発信の目的に合わせて、判断の基準を決めます。たとえば採用が目的なら、記事を読んで応募した人がいるか、面接で記事の話題が出るかが手がかりになります。読まれた数だけで判断せず、目的に近づいているかを定期的に確かめます。
社内に書ける人がいなくても始められますか？
始められます。社員や顧客への取材を材料にすれば、文章を書くことに慣れていない人でも発信に参加できます。取材の設計や記事の原稿づくりをcaroaが担当し、社内では内容の確認と公開を行う、という分担もできます。
