運用・内製化
サイトを自社で更新できるようにしたい
お知らせの追加や文章の修正のたびに制作会社へ依頼していると、時間も費用もかかり、情報が古くなりがちです。ノーコードツールのStudioを使い、社内の人が迷わず更新できるサイトをつくります。勉強会やワークショップを通じて、社内で更新を続けられる体制づくりまで支援します。
こんなお悩みはありませんか
- 文章や画像の小さな修正にも、毎回時間と費用がかかってしまっている
- 更新できる人が社内にいないので、小さな修正も制作会社に頼むしかない
- お知らせや実績の掲載が、気づけば長いあいだ止まったままになっている
- 採用情報や会社概要のページに、古くなった内容が残ったままになっている
- 前の担当者が異動してから、サイトの更新方法が誰にも分からなくなった
- コードを書かずに、自分たちの手でサイトを運用できるようにしたい
まず知っておきたいこと
新しい実績を載せたい、採用情報の日付を直したいといった小さな修正でも、制作会社へ連絡して反映を待つと時間がかかります。費用もかかるため細かな修正は後回しになり、サイトの情報が少しずつ古くなっていきます。
社内で更新できるようにするには、ツールを選ぶだけでは足りません。Studioのようなノーコードツールなら、コードを書かずに文章や画像を変えられます。それでも、更新する人を考えずにつくったサイトはどこを触ればよいか分かりにくく、一部の人しか触れなくなります。
つくる前に、どのページを誰がどのくらいの頻度で更新するかを決めておくことが大事です。お知らせや実績、採用情報など更新の多い部分が分かれば、その部分を編集しやすく設計できます。ほとんど変えない部分と分けておくと、操作を間違えてレイアウトを崩す心配も減ります。
操作を社内に根づかせることも欠かせません。担当者が一人だけだと、異動や退職のたびにやり方が分からなくなります。勉強会やワークショップで複数の人が実際に更新を経験しておくと、担当が変わっても更新を続けやすくなります。
なぜ、この悩みが起きるのか
更新に専門知識が必要
サイトがHTMLやCSSといったコードで組まれていると、文章を一行直すだけでも専門知識が必要です。更新できる人が社内に限られるか、まったくいない状態になります。社内に詳しい人がいても、その人の本来の業務が忙しいと、更新は後回しになります。その結果、修正のたびに制作会社へ依頼することになり、時間と費用がかかり続けます。
作り方が運用を考えていない
更新する人を考えずにつくると、ツールがノーコードでも触りにくいサイトになります。どこを編集すればよいかが分かりにくかったり、一か所を変えるとほかのページの表示まで変わったりします。お知らせを載せただけのつもりが、トップページの表示まで崩れたという経験があると、慎重になります。触るのが怖いと感じると、結局は更新を外部に頼むことになります。
社内で教える人がいない
担当者が変わるたびに、やり方が分からなくなってしまいます。前の担当者が個人で覚えていた手順は、引き継ぎの資料に残っていないことも少なくありません。手順を知っている人が社内にいても、教える時間を取れなければ同じことが起こります。新しい担当者が一人で操作を覚えるのは負担が大きく、更新が止まるきっかけになります。
更新の分担が決まっていない
どのページを誰が更新するのかが決まっていないと、情報が古くなっていても誰も手をつけません。お知らせは広報、採用情報は人事というように担当を決めておかないと、Web担当一人に依頼が集まります。情報を持っている部署と、更新作業をする人が離れていることも、掲載が遅れる理由になります。兼務の担当者では手が回らず、更新が遅れがちになります。
カロアの考え方
更新したい内容を整理する
まず、どのページを誰が、どのくらいの頻度で更新したいのかを伺います。お知らせ、実績、採用情報など更新の多い部分と、ほとんど変えない部分を分けて整理します。今は更新を後回しにしている情報があれば、その理由も伺います。情報を持っている部署の人が直接更新するか、Web担当がまとめて更新するかも決めます。社内の担当の分け方もこの段階で一緒に考え、無理なく続けられる分担を決めます。
更新しやすくつくる
Studioで、運用を考えたサイトにします。更新の多い部分は、決められた項目に文章や画像を入れるだけで掲載できる形にします。レイアウトを変える必要のない部分と分けておくことで、更新する人が迷わず、表示を崩しにくいつくりにします。編集画面の項目名も、社内の人が分かりやすい言葉にします。公開前には、実際に更新する人と一緒に編集の流れを試し、迷う点がないかを確かめます。
社内で使えるようにする
勉強会やワークショップで、Studioの操作を身につけていただきます。実際のサイトを使い、お知らせの追加や画像の差し替えなど、日々の更新作業を一緒に行います。最初は日々の更新に必要な操作に絞り、慣れてきたら、必要に応じて少し進んだ操作に広げます。勉強会の後に操作で迷った点も、次の回で一緒に確かめます。社内の状況や担当者の経験に合わせて、内容と進め方を調整します。
担当が変わっても続ける
一人だけが操作を覚えている状態を避け、複数の人が更新できるように進めます。勉強会に参加する人を広げたり、社内で教え合えるように進め方を工夫したりします。お知らせは広報、採用情報は人事というように、情報を持つ部署の人が自分で更新する方法もあります。操作を覚えた人が複数いれば、迷ったときに社内で聞き合えます。担当者の異動があっても更新が止まりにくい体制づくりを支援します。
おすすめの組み合わせ
状況に合わせて、必要なものだけを選んでご相談いただけます。
状況に合わせた進め方
今のサイトから移したい
今のサイトをStudioへ移行し、更新しやすい形に整えます。ページやURLを整理したうえで、お知らせや実績など更新の多い部分を社内で編集できるようにします。デザインを保つか見直すかも、移行に合わせて決められます。
社内で使えるようにしたい
勉強会やワークショップで、実際の更新を一緒に進めます。すでにStudioでつくったサイトがあり、社内で操作を覚えたい場合にも向いています。新しく担当になった人が操作を覚えるときにも使えます。担当者の経験や社内の状況に合わせて、内容と進め方を調整します。
新しくつくりながら体制も整えたい
Studioでサイトを新しくつくり、公開までに社内の更新体制も整えます。どのページを誰が更新するかを決めてから設計し、公開前に勉強会で操作を身につけます。公開した日から社内で更新を始められる状態を目指します。
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よくある質問
本当にコードなしで更新できますか？
文章や画像の差し替え、お知らせや実績の追加といった一般的な更新は、コードを書かずにできます。外部サービスとの連携などは、別途ご相談ください。どこまでを社内で更新したいかを最初に伺い、それに合わせてサイトを設計します。
どのくらいで使えるようになりますか？
社内の状況や担当者の経験によって変わるため、それに合わせて内容を調整します。日々の更新に必要な操作から順に覚えていただき、実際のサイトで練習します。勉強会の回数や進め方は、どこまでを社内で行いたいかを伺ってから決めます。
Web制作の経験がない担当者でも更新できますか？
勉強会やワークショップでは、実際のサイトを使って操作を一緒に確かめます。更新の多い部分は決められた項目に入力するだけで掲載できる形にしておくため、専門知識がなくても始めやすくなります。分からない点は、勉強会の中で確認できます。
今のサイトのまま、社内で更新できるようにはなりませんか？
今のサイトのつくりによっては難しい場合があります。コードで組まれたサイトや、更新する人を考えずにつくられたサイトは、社内では触りにくいことがあります。今のサイトを確認し、Studioへ移行するかどうかも含めてご相談に応じます。
