項目を自身で作成することによって、アンケートや日程調整を行い、集計ができるGoogleフォーム。この記事を読めば、Googleフォームの立ち上げから、日程調整のフォーマットを作成する手順から共有の仕方、実際に行うときの注意点が分かります。そして、日程調整をさらに快適にできる便利なツールも知ることが可能です。Googleフォームの日程調整機能とは？Googleフォームは、Googleのアカウントを所持している人が使用できるオンラインフォーム作成ツールです。作り上げたフォームを対象者に共有してアンケートを取ったり、日程調整をすることができます。URLアドレスを共有すれば誰でもアクセスが可能なため、ビジネスやプライベートのみならず、その他イベントの開催など、さまざまな場面で使用できるのが特徴です。Googleフォームで日程調整を行う「メリット」日程調整のほかにも、質問項目を追加することで、場所や開催時間といった希望のアンケートを取ることができる集計結果はグラフで参照できるため、視認性が高いフォームをメールで送信するほかに、フォームアドレスの共有、SNSにHTMLを埋め込んで共有することもできるGoogleフォームで日程調整を行う「デメリット」回答者の空き時間を、アンケートを取らない限りはすぐに確認できない日程調整に特化したツールではないために、質問項目を個人で作成する必要があり、時間がかかる外部連携できるツールが少ない以上のメリット・デメリットを理解しておきましょう。日程調整を行う方法実際にフォームを作成するときは選択肢がふたつに分かれます。詳しい手順を知ることで便利な作成方法が明らかになり、確実で間違いのない日程調整を実現できるでしょう。パターン1：テンプレートから選択するGoogleフォームで、テンプレートから選択をすれば、そのまま使用したり、カスタマイズして利用することができます。作成したフォームをテンプレートとして保存しておき、活用したいときに選択して利用することも可能です。やり方は、Googleアカウントにログイン後、Googleフォームを開き、「テンプレートギャラリー」のタブをクリックします。一覧が表示されるので、使用したいテンプレートを選んで使用しましょう。パターン2：フォームを作成するGoogleフォームのページを新規作成することもできます。Googleアカウントにログインした後、Googleフォームを開き、新規作成を表す「＋」ボタンをクリックします。新規フォームを開いたら「無題のフォーム」と記載されている箇所に、フォーム名を記入しましょう。また、フォーム名の下に概要を記入してください。次に質問項目を設定します。すでに生成されている質問フォーマットの「無題の質問」に、内容を記載しましょう。次に日程項目の設定を行います。いくつかの日程候補を提示して、回答者に選択してもらう方法を説明します。まずは、質問内容の右のプルダウンから、「ラジオボタン」「チェックボタン」「プルダウン」のいずれかを選択します。複数日程を提示して、対応可能な日をすべて選択してもらいたい場合には、「チェックボックス」を選んでください。提示した日程のなかから、ひとつのみ指定してもらう場合は、「ラジオボタン」あるいは「プルダウン」を選択します。回答形式を指定したら、次に回答項目の設定に進みます。「オプション1」と記載されている箇所に日付を入れて、回答項目を記入します。必要に応じて、複数を記載すれば完成です。プレビューで回答者の画面をチェックするフォームの作成が完了したら、プレビュー機能で回答者の画面をチェックできます。参照したいフォームのトップ画面から、右上の目の形をしているプレビューを押してください。回答者の画面に切り替わるため、実際にフォームに回答をして、項目に間違いはないか、動作に問題はないかを客観的にチェックできます。送信ボタンからフォームを参加者に共有するフォームの最終見直しが完了したら、送信ボタンから参加者に共有します。右上にある紫色の送信ボタンを押してください。すると送信の操作画面に切り替わります。なお、送信方法は「メール」「リンクを共有」「HTMLを埋め込む」の3種類から選択が可能です。メール：送信先のアドレスを記入した後に、件名とメッセージを作成して、共有が可能ですリンク：リンクタブから、コピーボタンをクリックすることで、オンラインツールに貼り付けて共有できますHTMLの埋め込み：送信方法の「<>」ボタンを押し、幅と高さを調整した後、コピーボタンをクリックしてください。ホームページやSNSで共有したいときに役立ちます参加者の数や、対象によって使い分けると良いでしょう。回答タブから参加者の集計を参照する参加者の回答結果については、画面中央上に位置する「回答」タブをクリックすることで見ることができます。さらに、グラフの右上に位置するスプレッドシートのマークを押せば、回答データのダウンロードが可能です。Googleフォームで日程調整を行うときの注意点まずは、クラウドの容量に十分空きがあるか注意しましょう。Googleフォームのデータは、Googleクラウド上に保存され、無料バージョンでは15GBまで提供されています。そのため、参加者からデータを大量に収集する場合には、データに空きがあるか念のため確認するようにしてください。また、Googleフォームには、問い合わせ機能がありません。そのため、回答で何かを聞かれてもフォーム上で返信ができないため、双方のやり取りは難しいです。以上の2点を念頭に置いたうえで使用しましょう。caroaならさらに便利な日程調整を実現1対1、チームと取引先、個人対チームなどさまざまな組み分けでの日程調整をcaroaなら実現できます。多くの快適な付随機能があるので、日程調整の準備に時間や手間を割くことなく、素早い時間管理が可能などさまざまなメリットがあります。メリット①空き時間をひと目で確認できる業務委託や正社員が混ざっているプロジェクトなどでもcaroaを使用すれば、雇用形態にとらわれずにひと目でメンバーの空いている時間を確認できます。自分の空いている時間を、調整したい相手に表示できたり、and/orの抽出機能で複数人での最適な日程を提示することも。登録しているメンバーのスケジュールを並べて確認できるため、一人ひとりの予定をすぐに目視で把握することが可能です。メリット②日程調整・カレンダー・タスク機能を集約caroaは日程調整機能とともに、カレンダーやタスク管理機能が一体となっているツールです。タスク管理機能では、例えばさまざまなアプリで頼まれた依頼をcaroaで一元管理できるために、複数のツールを行き来する必要がなくなります。また、抱えているタスクを一覧化して参照できるので処理漏れを防ぎ、確実な業務遂行と迅速なタスク処理を手助けするでしょう。カレンダー機能ではアプリ連携を使用して、複数アカウントのスケジュールをcaroaに集約できます。埋まったスケジュールは自動でブロックされるため、予定の重複を避けることが可能です。メリット③日常的に使用するアプリと連携可能GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して、それぞれのツールに記入された予定をcaroaに自動反映させてチーム内でシェアできます。また、チャットやツールでの依頼を、自動ですぐにタスク化します。例えば、タスクのリマインダーをSlackやChatworkなど日常的に使うコミュニケーションアプリに通知できます。さまざまなアプリ連携を行うことで、caroaにタスクやカレンダーなど、すべての機能を集約させて、快適で抜け漏れのない時間管理の実施が可能になるでしょう。Googleフォームでの日程調整をより快適にオンラインで自由に質問項目を設定しながら、アンケートを取れるツールであり、日程調整も行えるGoogleフォーム。メールやその他のコミュニケーションツールでアドレスを送付したり、SNSやホームページにフォームアドレスを埋め込んだりして共有できるので、さまざまな場面で役立ちます。一方、フォーム作成には一定時間がかかります。日程調整を行うことが多いビジネスパーソンや、その他のスケジュールやタスクを確認しながら迅速にかつ自由なスタイルで、時間管理を実現したい場合はcaroaがおすすめです。快適で自由性の高い日程調整ツールを求めている方は「caroa」を試してみてください。